Loading

Article

صبح ایرانی ، مجله نشاط و سرگرمی

rfp یا Request for Proposal چیست؟

اگر تا کنون در پروژه هاي مختلف فعاليت کرده باشيد و يا در جلسات مقدماتي يک مناقصه حضور پيدا کرده ايد حتما عبارت RFP بارها به گوش شما خورده، شايد هم در آگهي هاي مناقصه يا در روزنامه ها و مجلات اين عبارت را شنيده باشيد.RFP يا درخواست طرح پيشنهادي چیزی نیست جز خلاصه اي از عبارت سه کلمه اي Request for Proposal مي باشد.

RFP ابزاري استاندارد براي خريداري خدمات است که به صورت رسمي توسط سازمان تهيه مي شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه مي شود تا سازمان پيشنهاد ها و راه حل هاي مختلفي را براي يک موضوع واحد در اختيار داشته باشد و با دقت بيشتري به بررسي ان بپردازد. پس از پايان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشي از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گيرد.

زماني که يک شرکت قصد دارد يک پروژه داخلي انجام دهد يا پروژه اي را به منابع بيروني سازمان ارجاع دهد به پيمانکار نياز پيدا مي کند شرکت براي برگزاري مناقصه و جمع آوري پيشنهادات پيمانکاران مختلف بايد درخواست طرح پيشنهادي خود را تهيه کند. RFP به شرکت ها کمک مي کند به تشريح جزييات مورد نظر و نياز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از اين طريق بتوانند بهترين پيمانکار را شناسايي نمايند. در واقع تهيه RFP روش رسمي تشريح اسناد يک پروژه مي باشد که به شرکت هاي پيمانکار کمک مي کند چگونه طرح خود را تهيه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدينوسيله آنها را از روش بررسي طرح ها با خبر مي سازد. با تهيه راهنماهاي لازم کار شرکت ها براي مقايسه پيشنهادات بسيار ساده مي شود چراکه چهارچوب کلي در دفترچه هاي راهنماي مناقصه منتشر و به صورت يکسان در اختيار تمامي متقاضيان مناقصه قرار ميگيرد.

هيچگونه استاندارد مشخصي براي تهيهRFP وجود ندارد اما نهاد هاي دولتي معمولاً چهارچوب هايي را براي هدايت کردن مسير طرح هاي پيشنهادي اعمال مي کنند.

شرکت هاي پيمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پيشنهادي خود به تشريح توانايي هاي خود براي تامين نياز ها و درخواست هاي لحاظ شده و تعيين شده براي چهارچوب پروژه مي کنند.

هنگام نوشتن طرح پيشنهادي شرکت متقاضي شرکت در مناقصه بايد با دقت تمام از راهنمايي ها و چهارچوب تعيين شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسير اصلي پروژه اجتناب کند.

محتواي يک طرح پيشنهادي شامل موارد زير است:

  •  خلاصه مديريتي- خلاصه اي از تمام پروژه که در يک يا چند صفحه اطلاعات کلي و لازم را در اختيار خواننده مي گذارد.
  •  شرح ضرورت- تشريح ضرورت انجام پروژه و تاثيرات آن در کسب و کار
  •  تشريح پروژه- تشريح چگونگي اجرا و ارزيابي پروژه
  •  اطلاعاتي در مورد سازمان
  •  برنامه زماني پروژه
  •  بودجه
  •  نتايج پروژه

نکته قابل توجه اين که شرايط شرکت هاي کوچک با شرکت ها و سازمان هاي بزرگ براي تهيه طرح هاي پيشنهادي تفاوت مي کند نوشتن طرح براي يک شرکت کوچک به محض اعلام نياز بسيار ساده تر از نوشتن طرح براي يک پروژه بزرگ دولتي است و نياز به مطالعات و بررسي ها و امکان سنجي هاي گسترده دارد.

يک RFP مي تواند در دو صفحه يا در حجم يک کتاب تهيه و منتشر شود نمونه هاي بسياري از RFP ها در وب وجود دارد که مي توانيد با جستجو آنها را بيابيد.

از RFP زماني استفاده مي شود که:

1- بايستي براي ارزيابي و انتخاب يک خدمات دهنده، فرآيندي کارشناسي، منصفانه و رقابتي صورت گيرد.

2- براي به انجام رساندن نيازهايي معين و جديد در سازمان نياز به پاسخ هايي متناسب با شرايط زماني باشد نه راه حل هاي آماده و در دسترس

3- قصد داريم با برون سپاري بخشي از فعاليت هاي سازمان ارتباط کاري مداومي با يک خدمات دهنده داشته باشيم.
مراحل تهیه آر اف پی به شرح زیر است:
1- تماس اولیه: نخستین گام ما بررسی زمینه کاری است که آر اف پی باید برای آن تهیه وتنظیم گردد. پس از تماس شما، اطلاعاتی در رابطه با نرم‌افزار RFP مورد نظر و هدف تهیه آن، ازشما دریافت خواهد شد.
2- بررسی درخواست تهیه RFP و اعلام زمان و هزینه پیشنهادی برای تهیه مستند و عقد قرارداد .
3- شروع به کار
برگزاری جلسه با مدیران مربوطه سازمان جهت دریافت اطلاعات کلی و شناخت مشکلاتی که نرم‌افزار، بانک اطلاعاتی یا وب‌سایت مورد نظر ما باید آن را مرتفع یا تسهیل کند.
برنامه‌ریزی و تعیین مسیر کار برای مشخص شدن هرچه بهتر روند تهیه RFP
بررسی و آشنایی با روند کاری بخش‌های درون سازمانی و مشخص کردن مشکلات و ارایه راهکارهای جزء به جزء به همراه مستندسازی آن‌ها
تهیه RFP توسط بخش فنی به استناد اطلاعات گردآوری شده و تحویل آن به کارفرما
تهیه بخش قانونی با همکاری کارفرما که شامل موارد زیرمی‌باشد:
ارایه پیشنهادهای پیمانکاران
مشخصات فنی پیمانکار واجد شرایط
نمونه قرارداد
تکمیل واصلاح RFP وارایه آن به کارفرما
4- برگزاری مناقصه
در صورتی‌که سازمان سفارش‌دهنده خواهان برگزاری مناقصه و داوری فنی نیز باشد:
تهیه اسناد مناقصه
درج آگهی
ارایه RFP نرم‌افزار به پیمان‌کاران متقاضی
برگزاری جلسات پرسش و پاسخ
بررسی و داوری فنی پروپوزال‌های ارایه‌شده توسط متقاضیان
اعلام نتیجه به کارفرما
لازم به توضیح است بررسی فنی بر عهده ما می‌باشد ولی انتخاب پیمانکار واجد شرایط با توجه به هزینه و زمان بهینه و مستند فنی در اختیار کارفرما می‌باشد.
5- نظارت بر روند اجرای کار و تحویل گام به گام بخش‌های اجرا شده توسط پیمانکار

افزودن دیدگاه جدید

عضویت درخبرنامه

با عضویت در خبرنامه شما از بروزرسانی محصولات ، خدمات ، اخبار و غیره مطلع خواهید شد

جدیدترین مطالب

2 روز 9 ساعت قبل

وقتیکه گوگل در فوریه ی سال گذشته پروژه ی AMP یا صفحات موبایلی پرشتاب رو کلید زد، سر و صدای وب مسترها بلند شد که آیا به این...